Nyár, szabadság, valóság – ahogy a legtöbb cégnél tényleg működik

Szabadság nyáron – tervezetten, ösztönből vagy csak épp ami belefér

A nyári szabadságok kérdése minden évben előkerül – van, ahol már márciusban, máshol csak akkor, amikor valaki rákérdez. A megközelítés nagyban múlik a cég méretén és működési szokásain. Nem célunk minden működési modellt felsorolni, de igyekszünk megmutatni néhány olyan helyzetet, ami sok kis, közepes vagy nagyobb cégnél is ismerősen csenghet.

A nyári szabadság időszaka különösen érzékeny, hiszen ilyenkor sokan szeretnének egyszerre, hosszabb időre – akár egy-két hétre – elmenni pihenni, amit nem mindig egyszerű összehangolni a napi működéssel. Hiába van rendszer, naptár, belső szabály – mindig akadnak ütközések, újratervezések, kérések az utolsó pillanatban. Nem is az szokott gondot okozni, hogy valaki szabadságra megy, hanem az, hogyan működjön minden zökkenőmentesen a távolléte alatt is.

Egyszemélyes működés – egyszemélyes döntés

Az egyszemélyes vállalkozások esetében a szabadság kérdése első ránézésre egyszerűnek tűnik: nincs kivel egyeztetni, nincs vezető, nincs belső rendszer. A döntés látszólag egyoldalú: mikor legyen a szünet, meddig tartson, mikor induljon újra a munka.

A gyakorlat azonban összetettebb. Az egyéni vállalkozók többsége pontosan tisztában van vele, mit jelent néhány nap kiesés és mivel jár az, ha egy hétig senki nem válaszol az e-mailekre vagy a telefonokra. A szabadságra vonatkozó szándékot gyakran előre jelzik – kiírással az üzletajtóra, weboldalon megjelenő üzenettel, automatikus e-mail válasszal vagy akár közösségi felületeken is. Egy hét távollét a nyári időszakban jellemzően elfogadott, de a hosszabb kiesés már csak akkor működik zökkenőmentesen, ha az ügyfélkör rugalmasan tud alkalmazkodni.

Ebben a működési formában a szabadság nem szervezési, hanem arányérzéki kérdés. A pihenésnek ára van – nem elvont módon, hanem nagyon is konkrétan: időben, energiában és néha a kihagyott lehetőségekben.

Nyaralás kis csapatban – nem rendszer, hanem rugalmasság 

Néhány fős cégeknél a szabadságok egyeztetése sokszor nem egy belső rendszer, hanem egy asztal melletti megbeszélés kérdése. A legtöbb helyen nincs külön igénylőfelület vagy automatizmus – egyszerűen szólnak egymásnak, megnézik, hogyan lehet összehangolni a terveket.

A nehézséget az okozza, hogy a szabadságidőpontokat nem csak a munka alakítja. Aki gyereket nevel, annak beleszól a nyári táborok időpontja, a nagyszülők elérhetősége, vagy éppen az, mikor mehet szabadságra a házastárs. Másoknál évek óta megszokott családi nyaralási rutin határozza meg, mikor lehet menni. Az időpont tehát gyakran adottság – nem opció.

Ezért a kis csapatokban nem is az a kérdés, ki mikor akar menni, hanem az, hogy a többiek ezt hogyan tudják lereagálni. Vannak cégek, ahol hasonló feladatot végez mindenki (például üzletben vagy ügyfélszolgálaton), ilyenkor a váltás, helyettesítés valamennyire megoldható. Más helyeken viszont teljesen eltérő feladatkörei vannak a munkatársaknak – ilyen esetekben a szabadság alatt bizonyos teendők elmaradnak vagy tolódnak.

A vezető itt sokszor nem dönt, inkább alkalmazkodik. Látja, hogy manapság nem válogathat, örül, ha van kivel dolgozni. És végül ő marad bent, ő tolja el a saját szabadságát, ő tartja egyben a csapatot – csendben, magától értetődően.

Nagyobb csapatban a rendszer segít – de a vezetői figyelem dönt

Egy tucatnyi főtől felfelé már ritka, hogy a szabadságokat csak úgy "megbeszélik". Valamilyen szintű belső szabályozás vagy eszköz szinte mindig van – akár egy közös táblázat, akár egy céges rendszer. A kérdés inkább az, mennyire működik jól.

A legtöbb ilyen cégnél nem a HR az első szűrő, hanem a közvetlen vezető: ő az, aki látja, mikor mit bír el a csapat, hol van mozgástér, mikor fér bele egy-egy távollét. Itt már jellemző, hogy párhuzamosan több szabadság is fut – ha különböző területeken dolgoznak a kollégák, ez nem feltétlenül gond. A gond akkor van, ha egy szűk csapatban egyszerre menne el mindenki, vagy ha valaki olyan időszakot választ, amikor kulcsfeladata lenne.

A gyakorlatban sokan előre dolgoznak, előkészítenek, egyeztetnek. A sürgős ügyeket igyekeznek más kollégák átvenni – nem teljeskörű helyettesítésről van szó, hanem arról, hogy mindig legyen elérhető valaki. Ez az a jelenlét, amit az ügyfelek a leginkább éreznek és értékelnek is.

bben a középvezetők szerepe különösen fontos: ők tartják kézben az egyensúlyt – nemcsak a naptárakban, hanem a csapat terhelhetőségében is. Egy jól időzített szabadság nemcsak az ügyfélnek, a kollégáknak is megkönnyíti a dolgát.

Kell megbeszélés, kell egyeztetés – és kell egy kis rugalmasság is

A nyári szabadságolás minden évben újraíródik. Vannak helyek, ahol ez olajozott rendszer szerint zajlik: előre egyeztetnek, figyelnek egymásra és mindig van valaki, aki bent tud maradni. Nem tökéletes, de működik.

Aztán vannak a többiek. Ahol nincs elég ember és az is kérdés, ki tud egyáltalán elmenni. Ahol a szabadság inkább megbeszélés kérdése, mint rendszeré. Ahol nem az a legfőbb gond, hogy valaki nem szólt időben, hanem hogy már rég nem lehet kit beírni a táblázatba. 

Nem (csak) a nyári időszak a gond – egyszerűen sok helyen eleve kevesebb emberrel próbálják megoldani a feladatokat. A vezetők ezt nem panaszként mondják el – inkább csak csendes tényként. Jó munkaerőt nehéz találni, megbízhatót még inkább. Így a szabadságolás nem csupán munkaszervezési kérdés lett, hanem a csapat állapotának egyik legpontosabb tükre.

Ahol működik, ott általában nem a szabály, hanem az emberi alkalmazkodás tartja egyben. Ott számít, ki mennyit lát előre, ki mennyit tud vállalni a másik helyett és ki mennyire tud időben szólni. És sok helyen ez már önmagában eredmény. Nem ideális, de életszerű, működő, emberi. És ma ez is sokat jelent.