Korai jelzés, nagyobb biztonság – a bejelentő csatornák szerepe

Ha meghalljuk a compliance szót, sokaknak még mindig valami homályos "multis szabályrendszer" jut eszébe. Pedig a valóságban a compliance egy ernyőfogalom: minden olyan belső rendet, ellenőrzést és szabályozást jelent, ami a cég működését biztonságosabbá és átláthatóbbá teszi.

Milyen területeket fed le a compliance?

A paletta szélesebb, mint elsőre gondolnánk:

• Antikorrupció és ajándékpolitika – meddig elfogadható egy partneri gesztus, és mikortól számít befolyásolásnak?

• Whistleblowing (bejelentő csatornák) – hogyan tudják a munkavállalók vagy partnerek jelezni, ha szabálytalanságot látnak?

• Pénzmosás elleni szabályok – különösen a pénzügyi, ingatlanos vagy jogi területeken.

• Adatvédelem – GDPR és azon túl, amikor a személyes adatok kezelése üzleti kockázattá válik.

• Etikai kódex – a cég értékrendjének lefektetése, hogy ne csak a profit számítson, hanem a működés tisztasága is.

• Összeférhetetlenség – ki, milyen helyzetben dönthet és hol kell megállnia.

Ezek mind ugyanazt szolgálják: hogy a cég ne legyen kiszolgáltatva egyetlen rossz döntésnek és a problémák még időben kezelhetők legyenek, ne kívülről kényszerítsék ki a megoldást.

Egy tipikus amerikai történet

Az Egyesült Államokban a compliance régóta nem újdonság. Az egyik legismertebb példa az Enron-botrány a kétezres évek elején. A világ egyik legnagyobb energiavállalata látványosan összeomlott, miután kiderült, hogy a könyvelésben éveken át kozmetikázták az adatokat. Ami kevésbé köztudott: voltak belső dolgozók, akik időben jelezték. Csakhogy a jelzéseiket nem vették komolyan, nem volt megfelelő csatorna, ahol védelmet kaptak volna. Az eredmény dollármilliárdos veszteség, tízezrek munkahelyének megszűnése és egy botrány, amely azóta is intő példaként él a köztudatban.

Hasonló tanulsággal szolgál a Volkswagen "dieselgate" ügye is. A mérnökök közül többen jelezték, hogy a kibocsátási adatokat manipulálták a teszteken. Ha akkor működött volna egy biztonságos, komolyan vett bejelentő rendszer, a történet talán sosem nő globális krízissé.

A tanulság mindkét esetben ugyanaz: ahol nincs valódi whistleblowing, ott a problémák sokszor csak akkor derülnek ki, amikor már késő.

Magyar valóság: kötelezőből lehetőség

Az Európai Unió 2019-ben elfogadott irányelve kötelezővé tette a belső bejelentő rendszerek létrehozását a nagyobb cégeknél. Magyarországon ez a szabályozás 2023. július 24-én lépett hatályba.

Sokan ezt is teherként élik meg: "még egy kötelező adminisztráció". Pedig a haszna nem a száraz előírásban, hanem a céges gyakorlatban érhető tetten.  A whistleblowing lényege, hogy a gondok ne kívülről derüljenek ki, hanem időben, házon belül kapjon róluk jelzést a vezetés.

Nézzünk néhány tipikus példát:
– Egy projektnél a teljesítési igazolást utólag írják át, hogy határidőre készültnek tűnjön a munka.
– A belső jelentésekből rendszeresen kimaradnak költségek, így a vezetés hamis képet kap a valós helyzetről.
– Egy vezető rendre ugyanazt a beszállítót választja, noha mindenki sejti, hogy nem szakmai indokból.

Magyarországon sokan legyintenek ezekre: "nálunk ez így szokás, a rendszer megengedi". Csakhogy valójában mégsem szabad természetesnek tekinteni őket. Ezek nem apró adminisztrációs hibák, hanem olyan helyzetek, amelyekből könnyen hatósági vizsgálat vagy piaci bizalomvesztés lehet. Ha azonban van működő bejelentő csatorna, a vezetés időben tud reagálni és és a megoldás házon belül születhet meg.

Hogyan működik egy bejelentő csatorna?

Nem kell bonyolult megoldásra gondolni:
– lehet egy külön e-mail cím,
– egy jelszóval védett online felület,
– vagy egy külsős ügyvéd, aki függetlenül fogadja a jelzéseket.

A lényeg: a dolgozó érezze, hogy biztonságban van és nem éri hátrány a bejelentés miatt. Az információ nem veszik el, hanem vizsgálat és megoldás követi.

Miért jó a vezetőnek?

Egy vezető számára az egyik legnagyobb kockázat, ha a problémáról csak utólag értesül – amikor már hatósági vizsgálat vagy sajtóvisszhang kíséri. A whistleblowing csatorna ezzel szemben előre jelez, lehetőséget adva arra, hogy a vezetés saját maga kezelje a helyzetet. 

Miért jó a cégnek?

Egy jól működő bejelentő rendszer nem gyengíti, hanem stabilabbá teszi a vállalatot:

– Erősíti a dolgozók bizalmát, mert érzik, hogy számít a hangjuk.
– Segít abban, hogy a gondok még kezelhető szinten kerüljenek elő.
– Hitelességet ad a partnerek és az ügyfelek szemében, mert azt mutatja: a cég nem rejtegeti a hibákat, hanem kezeli őket.

A whistleblowing célja nem a hibák keresése, hanem annak biztosítása, hogy a problémák időben felszínre kerüljenek, mielőtt abból kár vagy botrány lenne.

Egy új biztonsági eszköz

A whistleblowing nem kényszer, hanem lehetőség. Olyan, mint egy belső jelzőfény: nem uralja a mindennapokat, de időben figyelmeztet, ha valami nincs rendben.