Open office – közös légtér, eltérő működés

Tér, ritmus, figyelem – Irodai működés három nézőpontból 

Háromrészes cikksorozat a működéshez igazított terek logikájáról, határairól és lehetőségeiről – az open office-tól a klasszikus irodákig.

Open office: amikor a munkaritmus nem fér el a térben

Ez a cikk egy háromrészes sorozat első része, amely az irodai terek működését vizsgálja – működési hatékonyság, vezetői döntési pontok és személyes tapasztalatok alapján.
Nem a dizájnra vagy trendekre fókuszálunk, hanem arra, hogy különböző típusú irodai elrendezések – legyen szó nyitott térről, szabványos munkaállomásokról vagy zárt szobákról – hogyan befolyásolják a munkavégzést a mindennapokban.

Sok vállalatnál az irodaelrendezés nem választás kérdése: a költségkeret, a meglévő bérleti szerződés vagy éppen a saját ingatlan adottságai kijelölik a kereteket. Ilyenkor nem az a kérdés, hogy mi lenne az ideális – hanem az, hogy hogyan lehet jól működtetni azt, ami van.

A nyitott iroda sokáig a rugalmasság és modern működés szimbóluma volt, különösen olyan szektorokban, ahol a csapatok gyorsan bővülnek és a térhasználatot rugalmasan kell alakítani. A kérdés nem az, hogy ez jó-e vagy rossz, hanem az, hogy mikor működik hosszú távon is.

Pár évvel ezelőtt egy olyan irodában dolgoztam, ahol minden működési feltétel adott volt: üvegfalas terek, árnyékolható, napfényes ablakok, jól beállítható hőmérséklet, többféle világítási lehetőség, kényelmes méretű, letisztult bútorok, ergonomikus székek és jól kiépített informatikai háttér. Mégis nehéz volt a valódi elmélyülés. Nem a tér mérete volt szűkös, hanem a működés volt túl intenzív hozzá.

Egy jogi osztályon dolgoztam, mindenki hasonló feladatkörrel, de egészen eltérő munkaritmusban. Volt, aki rendszeresen ki-be járt megbeszélésekre, más inkább egy helyben, fejhallgatóval próbált koncentrálni. Akadt, aki állandóan fázott, másnak melege volt. Valakit zavart a túl sok természetes fény, más kevésnek találta.
Ezek nem különcségek voltak, csak egymás mellé került eltérő igények – és ez önmagában is hatással volt a működésre.

A vezetőség ettől függetlenül nem támogatta a home office-t, noha technikailag minden adott lett volna hozzá és a munkánk többségében nem igényelte a fizikai jelenlétet. A döntés mögött egyfajta szervezeti egyensúlyra való törekvés állt: ha egyik osztálynak lehet, a másiknak is kellene – de nem mindenkit akartak ebbe az irányba engedni.
Ami elsőre érthető – de hosszú távon mégis nehéz volt figyelmen kívül hagyni, hogy miközben a fizetés, a végzettség, a munkatapasztalat különbözött, a térhasználatra ugyanazokat a kereteket alkalmazták.
Ez nem kritika – inkább egy vezetői kérdés: vajon meddig működik ugyanaz a rendszer egymással szemben ülő, mégis egészen más emberek között?

Az open office nem kényelmetlenséget jelent – hanem folyamatos alkalmazkodást. És egy idő után mindenki kialakítja a maga technikáit: fülhallgató, tárgyalóba vonulás, rugalmasabb munkakezdés, időszakos otthoni munka (ha lehet). Ezek működhetnek – de érdemes feltenni a kérdést: tényleg ezek a legjobb válaszok vagy csak tünetkezelések?

Ennél a cégnél egyébként volt egy csendes munkasávra kialakított belső gyakorlat: a "silent hours" nevű szabályozás. Délelőtt és délután is volt egy-egy kijelölt időszak, amikor lehetőleg mindenki csendes, fókuszált munkára próbált átállni. A gyakorlatban viszont ritkán valósult meg. Nem rossz szándékból, hanem mert a megbeszélések, a napi feladatok és az egyéni ritmusok mindig máshogy alakultak. Az ötlet működhetett volna, de nem lett belőle közös szokás, csak elvárás.

A működés zavara nem mindig hangos. Néha csak annyi, hogy egy e-mailt többször kell újraolvasni. Vagy hogy egy jól haladó anyag megszakad, mert valaki odasúg valamit. Egyenként nem történik semmi, de sokadszorra már nem ugyanaz a nap végi eredmény.

Ez a cikk nem ítélkezik, és nem ad egyértelmű választ. Csak felvet egy kérdést.

Lehet, hogy minden a helyén van – de vajon elég ez a hatékony működéshez?