Munkaállomás – egymás mellett, ritmus nélkül

Munkaállomások – amikor a tér nem tart meg senkit

Ez a cikk a háromrészes sorozat második része, amely az irodai terek láthatatlan logikáit vizsgálja – működés, vezetői döntéspontok és emberi viszonyulás mentén.

Ha még nem olvasta a sorozat első részét az open office működési dilemmáiról, itt megtekintheti: 👉 1. rész: Open office – közös légtér, eltérő működés

Az első részben a nyitott tér dinamikájáról volt szó: hogyan hat a közös légtér az egyéni figyelemre és a napi működésre. Most egy olyan térmodellt vizsgálunk, amely első ránézésre rendezett, hatékony és jól skálázható, mégis gyakran kérdéseket vet fel. Ez a munkaállomásos működés.

A munkaállomások elterjedése sokszor nem stratégiai döntés, hanem alkalmazkodás.
Ott jelenik meg, ahol a munkavégzés nem folyamatos, a jelenlét megosztott és ahol a fizikai térhez képest több kolléga tartozik ugyanahhoz a rendszerhez. Ilyenkor a helyek nem emberekhez kötődnek, hanem funkcióhoz. Aki bejön, leül, dolgozik, majd elviszi magával a laptopját – és a tér nem őrzi meg, hogy ott volt.

Dolgoztam olyan irodában, ahol ez a modell már bevezetve működött. Nem voltak saját gépek, személyes tárgyak vagy ismerős sarkok. A tér nyitott volt, logikus és praktikus, de mégis nehéz volt hozzá kapcsolódni.  A munkatársak különböző területeken dolgoztak, eltérő ritmusban, gyakran más beosztásban. A napok nem ismétlődtek, a helyek nem rögzültek. A rendszer tette a dolgát, de közben senkit nem tartott meg.

Másik tapasztalatom egy olyan cégnél volt, ahol a hibrid működéshez próbáltak alkalmazkodni munkaállomásos megoldással. Egyszerűen nem volt elegendő hely arra, hogy mindenkinek saját asztalt biztosítsanak – a rendszer még csak a tervezési szakaszban járt, de már akkor látszott, hogy nem csupán térgazdálkodási kérdésről van szó. 

A tér akkor is visszahat, ha közben nem tudunk benne kapcsolódni. Ha nincs visszatérés, nincs ismétlődés, a munkaritmus szétcsúszik és az emberek mozgása is kevésbé követhető.

Ez a működésforma nem új. A nemzetközi irodastratégiákban régóta ismert a hot desking modell, ahol a munkaállomások szabadon használhatók – előzetes foglalással vagy érkezési sorrend alapján. A terek így rugalmasabbá válnak, gazdaságosan kihasználhatók, könnyen méretezhetők. Idővel az is látszik, hogy ezek a terek nem ösztönöznek kapcsolódásra, nem alakul ki spontán figyelem, közös ritmus vagy hosszabb távú jelenlétélmény. A munka elvégezhető, de valami mégis hiányzik.

Vezetőként ez különösen érzékeny helyzet. Ha nincs közös tér, a csapat pulzusa is nehezebben érzékelhető. Nehéz észrevenni, ha valaki túlterhelt, bizonytalan vagy kérdése lenne, de nincs kihez fordulnia.

Egy új kolléga számára ez külön kihívás. Ha minden nap más helyre ül, nem rögzülnek a kapcsolódási pontok, nem alakul ki természetesen a figyelem és a bizalmi közeg. És ha valaki hosszabb idő után tér vissza – szülési szabadságról, betegségből vagy másik részlegről –, ezekben a terekben sokkal lassabban tud újra otthon lenni.

Ez a cikk nem keres hibást és nem kínál kész megoldást. Ez nem kritika, ez működési kérdés. A modell letisztult, költséghatékony, jól illeszthető egy dinamikus szervezethez. De ha a vezetés abban bízik, hogy a tér majd önmagától hoz létre ritmust és kapcsolódást, érdemes újragondolni, mire építünk valójában.

Ugyanakkor vannak olyan helyzetek, ahol ez a modell jól működik. Ha a csapat autonóm, ritkán jár be, ha a kommunikáció jellemzően digitális vagy a munkafolyamat kevés párhuzamosságot kíván, ott a rendszer pontosan azt nyújtja, amire szükség van: rugalmas hozzáférést és hatékony térkihasználást.

A kérdés nem az, hogy ez a megoldás helyes-e vagy hibás. Hanem az, hogy milyen működésre, kapcsolódásra és figyelemre van szükség – és hogy ezt a tér képes-e támogatni.