Hogyan adjunk építő jellegű visszajelzést a munkahelyen

A visszajelzés a munkahelyen furcsa műfaj. Mindenki tudja, hogy szükség van rá, mégis sokan kerülik. Vagy épp ellenkezőleg: túl gyorsan, túl élesen, túl későn mondják ki. A végeredmény gyakran ugyanaz: feszültség marad utána, nem előrelépés.

Pedig a visszajelzés önmagában nem konfliktus. Azzá leginkább akkor válik, ha rossz időben, rossz hangnemben vagy rossz céllal hangzik el.

Sok munkahelyen a visszajelzés még mindig egyenlő a hibák felsorolásával. Mintha csak akkor lenne indokolt megszólalni, amikor már baj van. Ilyenkor viszont a mondatok mögött gyakran nem segítség, hanem felgyülemlett frusztráció áll. A másik fél ezt pontosan érzi, és ösztönösen védekezni kezd. Innen már ritkán lesz valódi párbeszéd.

Az építő jellegű visszajelzés nem technika. Inkább hozzáállás. Arról szól, hogy a másik ember munkáját szeretnénk jobbá tenni – nem pedig őt magát "helyretenni".

Ehhez először magunkban kell rendet tenni. Mi a célunk a visszajelzéssel? Az, hogy levezessük a feszültségünket? Vagy az, hogy a helyzet változzon? A kettő ritkán fér meg egymás mellett.

A jó visszajelzés általában konkrét. Nem általánosít, nem minősít, nem címkéz. Nem arról szól, hogy "mindig" vagy "soha", hanem arról, hogy egy adott helyzetben mi történt, és annak mi lett a következménye. Ettől lesz érthető és feldolgozható.

Legalább ilyen fontos az időzítés. Egy feszültséggel teli pillanat ritkán alkalmas arra, hogy valódi visszajelzés szülessen. Ilyenkor inkább reakciók vannak, nem gondolatok. Néha az a legkorrektebb, ha hagyunk időt – magunknak is.

A hangnem sokszor többet számít, mint maga a tartalom. Ugyanaz a mondat lehet segítő vagy romboló attól függően, hogyan hangzik el. A munkahelyi visszajelzés nem fölérendeltségről, hanem felelősségről szól. Arról, hogy a közös munka működjön.

És van még egy dolog, amit hajlamosak vagyunk elfelejteni: a visszajelzés nem egyirányú utca. Ha valóban építő jellegű akar lenni, teret kell hagynia a másik fél reakciójának is. Nem védekezésre, hanem megértésre. Sokszor ilyenkor derül ki, hogy a helyzet összetettebb volt, mint elsőre gondoltuk.

A jó munkahelyi kultúrában a visszajelzés nem rendkívüli esemény. Nem nagy beszélgetés, nem "leülünk, mert baj van". Inkább a mindennapok része. Pont ezért nem ijesztő, és nem is fenyegető.

Az építő jellegű visszajelzés hosszú távon bizalmat épít. Azt az érzést, hogy lehet hibázni, lehet kérdezni, lehet tanulni. És ahol ez megvan, ott a teljesítmény sem kényszerből jön, hanem belső igényből.

Nem attól lesz egy munkahely professzionális, hogy mindenki hallgat. Hanem attól, hogy tudunk egymással beszélni úgy, hogy abból valóban történik is valami.